Bir ürün, süreç veya hizmetin belirli bir standarda veya teknik düzenlemeye uygun olduğunun yazılı olarak üçüncü taraf (bağımsız) bir kurum veya kuruluş tarafından belirlenmesi faaliyetidir.

Akreditasyon, bir uygunluk değerlendirme kuruluşunun (laboratuvar, muayene veya belgelendirme kuruluşu) görevlerini yerine getirme yeterliliğinin ulusal ve uluslararası kabul görmüş teknik kriterler bazında onaylanmasıdır.

Laboratuvarların, muayene ve belgelendirme kuruluşlarının akredite olmaları için, ilgili ulusal ve uluslararası düzenlemeler bir mecburiyet getirmemektedir. Akreditasyon, tamamen gönüllülük esasına dayanmaktadır. Akreditasyon ulusal veya uluslararası kabul gören bir akreditasyon kuruluşu tarafından yapılabilmektedir. Laboratuvarlar, muayene ve belgelendirme kuruluşları; Avrupa Akreditasyon İşbirliği Programı (EA)'nın üyesi bir ulusal akreditasyon kuruluşu (Örneğin; TÜRKAK) veya karşılıklı tanınma anlaşması yaptığı başka bir bölgesel akreditasyon kuruluşu (Örneğin; UKAS) tarafından akredite edilmiş ise bu laboratuvarlar, muayene ve belgelendirme kuruluşlarının verdiği belgeler veya düzenlediği raporlar, uluslararası alanlarda geçerlidir ve kabul görür.

Uygunluk değerlendirmesi faaliyetlerinde bulunan kuruluşların; ortak teknik prensip ve işleyiş usullerine göre çalışmasını sağlamak, belirlenmiş uluslararası kriterler karşısında yeterliliği tespit edilenlerin verdiği belge ve raporların karşılıklı tanınabilirliğini temin etmek amacıyla, birçok ülke uygunluk değerlendirmesi sahasını düzenleyen akreditasyon birimlerini oluşturmaktadır. Ülkemizde de uygunluk değerlendirmesi faaliyetlerini akredite etmek için 4 Kasım 1999 tarihinde yayımlanan 4457 sayılı kanunla Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) kurulmuştur. Ülkemizdeki ve yurt dışındaki laboratuvar, belgelendirme ve muayene kuruluşlarını akredite etmek üzere kurulmuş olan Türk Akreditasyon Kurumu'nun merkezi Ankara'dadır. TÜRKAK'ın; özel hukuk hükümlerine tabi olarak çalışmalarını sürdürecek, tüzel kişiliği haiz, idari ve mali özerkliğe sahip bir statüsü vardır.

Belgelendirme kuruluşları; yönetim sistemlerinin kuruluşlarda ilgili yönetim sistemi standardının gereksinimlerine uygun olarak kurulup, işletilmekte olduğunu denetleyen ve bunu bir belge ile dokümante eden organizasyonlardır.

Yurtiçi veya yurtdışı bir akreditasyon kurumundan akredite olan bağımsız kuruluşlar belge vermeye yetkilidir. Türkiye'de gerek ulusal ve gerekse uluslararası faaliyet gösteren birçok belgelendirme kuruluşu bulunmaktadır. Bu kuruluşlar, akreditasyon kuruluşlarının internet sitelerinde belge vermeye yetkili oldukları kapsamlar, akreditasyon süreleri ve iletişim bilgileri ile birlikte yayımlanmaktadır. Milli akreditasyon kurumumuz olan Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) web sitesinde de bu bilgilere yer verilmektedir.

Belgelendirme yapmaya yetkili ve verdiği belgeler ulusal ve uluslararası pazarda kabul gören, bu kapsamda yurtiçi veya yurtdışı bir akreditasyon kurumundan TS EN ISO/IEC 17021-1 Standardı'na göre akredite edilmiş bir belgelendirme kuruluşu seçilmelidir. Bu amaçla; çalışılması düşünülen belgelendirme kuruluşunun akreditasyonunun devam edip etmediği akredite edildiği akreditasyon kurumunun internet sayfalarından incelenmelidir. Bununla birlikte, belgelendirme kuruluşu seçiminde diğer önemli bir kriter de belgelendirme kuruluşunun akreditasyon kapsamıdır. Çalışılması düşünülen belgelendirme kuruluşunun akreditasyon kapsamında, kuruluşunuzun faaliyetleri yer almalıdır. Belgelendirme kuruluşunun akreditasyonu devam etmiyor ve belgelendirme faaliyetleri kapsamında, kuruluşunuzun faaliyetleri bulunmuyorsa verdiği belge geçerli bir belge değildir. Bununla birlikte, belgelendirme kuruluşunu seçiminde diğer önemli bir kriter, müşteri veya hedef müşteri grubunun özellikleridir. Örneğin; İsviçre ile çalışan bir firma için muhtemelen İsviçre'den akredite olmuş bir kuruluştan belgelenme, müşteri nezdinde kuruluşu daha tercih edilir kılabilir. Bunların dışında, belgelendirme kuruluşunun seçiminde dikkat edilmesi gereken kriterler şunlardır:

• Kuruluşun hangi kurumdan akredite olduğu,
• Kuruluşun akreditasyon kapsamı,
• Kuruluşun sahip olduğu deneyim ve yaklaşım,
• Kuruluşun referanslarının genel olarak yeterliliği,
• Belgelendirme ve sonrasındaki denetimlerin maliyet ve koşulları,
• Kuruluşun sahip olduğu prestij ve imaj,
• Kuruluşun gösterdiği kolaylık ve esnekliklerdir.

Öncelikle yönetim sisteminin benimsenmesi kuruluşun stratejik bir kararı olmalıdır. Yönetim sistemi belgesi almak isteyen kuruluşların üst yönetimi bu konuda istekli ve kararlı olmalıdır. Bu çalışmalar genel olarak aşağıdaki sıraya uygun olarak yürütülür:

• Yönetim sistemleri ile ilgili eğitimleri almak,
• Yönetim sistemi ile ilgili dokümantasyon çalışmalarını yapmak,
• Yönetim sistemini uygulamak,
• Yönetim sisteminin uygulanmasında ortaya çıkan aksaklıkları tespit etmek ve bu aksaklıkları düzeltmek,
• Kuruluşun yönetim sisteminin belgelendirilmesini bir belgelendirme kuruluşundan talep etmek.

Belgelendirme için hazırlıkların yapılması, belgelendirme denetiminin yapılması ve belge alındıktan sonraki sürecin sağlıklı ve kuruluşa katma değer sağlayabilmesi için deneyimli ve profesyonel bir danışmanlık hizmeti alınmasını önermekteyiz.

Sistemin kısa zamanda ve kolayca hazırlanması için planlı ve deneyimli bir yol gösterici gereklidir. Ancak danışmanlık hizmetinin alınması konusunda kesinlikle bir zorunluluk bulunmamaktadır. Kuruluş süreçlerine hâkim, ilgili yönetim sistemi ile ilgili gerekli eğitimleri almış kişiler tarafından standardın gereklerini yerine getirecek bir sistem kurulması mümkündür.

Danışman kuruluşlar, yönetim sistemlerinin kurulması, uygulanması ve eğitimlerinin verilmesi vb. konularda faaliyet gösteren özel kuruluşlar veya bu kapsamda özel hizmet sunan kişilerdir. Belgelendirme kuruluşlarının yönetim sistemlerinin kurulması esnasında danışmanlık hizmeti vermesi kesinlikle yasaktır. Bu husus, standartlar ile kesin olarak hükme bağlanmıştır ve belgelendirme kuruluşları için birtakım yaptırımları bulunmaktadır.

Bu konuda çeşitli danışmanlık hizmeti veren kişi veya kuruluşların web sitelerinden veya daha önceden bu konularda çalışmalarda bulunmuş kuruluşların referanslarından yararlanmak mümkündür.

Kurulması düşünülen yönetim sistemi ile ilgili olarak; temel eğitim, dokümantasyon eğitimi, kuruluş içi tetkikçi eğitimi gibi eğitimlerin konusunda uzman eğitimcilerden alınması kuruluş için önem arz etmektedir. Bunun yanı sıra, kuruluş, sistem kurulması konusunda başka eğitimlere de ihtiyaç duyabilmektedir. Bu eğitimlerin neler olduğu, kuruluşun sahip olmak istediği sistemin derinliği ve kuruluş personelinin yeterliliğine göre değişiklik göstermektedir. Bilinçlendirme ile ilgili eğitimleri kuruluş geneline yaygın olarak aldırmak yararlı olabilir. Temel eğitimler için üst yönetim, bölüm yöneticileri ve bölüm temsilcilerinden oluşturulan gruplar, iç tetkikçi eğitimleri konusunda ise, her bölümden en az bir kişinin (mümkünse bölüm yöneticisi) katılımı yararlı olmaktadır.

Başvuru formları ile sizden başvurunuz ve belgelendirme talep ettiğiniz kapsam yazılı olarak istenir. Eğer başvuru uygunsa, belgelendirme teklif ve sözleşmesinin karşılıklı olarak imzalanmasını müteakip, kuruluş için iki aşamalı bir denetim süreci başlatılır. Genel hatlarıyla anlatmak gerekirse; denetim sürecinin 1. aşamasında belgelendirmek istediğiniz yönetim sistemine ilişkin dokümantasyonun, belgelendirme talep edilen yönetim sistemi standardına göre uygunluğu incelenir. Bununla birlikte, ilgili asgari gerekliliklerin karşılanıp karşılanmadığı değerlendirilerek kuruluşun aşama 2 denetimine hazır olup olmadığı belirlenir. Aşama 1 denetimleri kimi zaman kuruluş sahasında yapılabileceği gibi kimi zaman da masa başında yapılabilmektedir. Aşama 1 denetimi sonucunda bir sorun tespit edilmezse, kuruluşunuza ait tesislerde yapılacak aşama 2 denetimi planlanır. Aşama 2 denetimi sırasında yönetim sistemi uygulamalarınızın, yönetim sistemi dokümantasyonuna uygunluğu ve bütünsel olarak tutarlılığı değerlendirilir ve sonuç olumlu ise belge almaya hak kazanırsınız. Söz konusu denetimle ilgili belgeler incelenip onaylandığında ise, yönetim sistemi belgeniz hazırlanır ve teslim edilir.

Kuruluşun iki aşamalı denetim sürecinde, aşama 1 denetiminin sahada veya masa başında yapılmasına yönelik kararlar, belgelendirme talep edilen yönetim sistemi ve kuruluşun belgelendirme kapsamının girdiği risk grupları doğrultusunda verilmektedir.

Denetim gününü etkileyecek birçok faktör bulunmaktadır. Kısaca; kuruluşun hangi yönetim sistemlerini belgelendirmek istediği (ISO 9001, ISO 14001 vb.), kuruluşun büyüklüğü, coğrafi dağılımı, çalışan sayısı, sektörü, proseslerinin özellikleri vb. kriterlere göre değişkenlik göstermektedir. Ayrıca kuruluşta denetimi yapacak denetçi sayısı da denetim süresini etkileyen diğer bir faktördür.

Yapılan denetimlerde uygunsuzluklar tespit edilirse bunlar tüm ayrıntıları ile birlikte yazılı olarak kuruluşa bildirilir ve kuruluştan belirli bir süre içerisinde uygunsuzluklar için planladığı düzeltme ve/veya düzeltici faaliyetleri bildirmesi istenir. Planlanan faaliyetler kimi zaman bir masa başı çalışmasıyla kimi zaman da kuruluş sahasında gerçekleştirilecek takip denetimleri ile gözden geçirilir. Faaliyetlerin uygunsuzlukların kapatılması için yeterli olduğu belirlendiğinde kuruluş belge almaya hak kazanır.

Belge kapsamını belirlerken, müşterilerinizi yanılgıya düşürecek ifadelerden kaçınmalı ve kapsam dâhilindeki ürün çeşitleri ve ürün gerçekleştirme prosesleri ile ilgili yeterli ifadeler bulunmasına dikkat etmeniz gerekmektedir.

Yönetim sistemi belgeleri yaygın uygulamada 3 yıl geçerli olmak üzere verilmektedir. Bu süre içinde, her yıl ya da tercihe göre altı aylık periyotlarla gözetim denetimleri yapılır. Belgelendirme kuruluşunun tercihine göre gözetim denetimi sonuçlarına göre her yıl yeniden belge düzenlenebilir. 3 yıllık sürenin sonunda belge yenileme denetimi ile belgenin süresi 3 yıl daha uzatılabilmektedir. Fakat kuruluşun sistemin yürütülmesi ile ilgili üzerine düşen sorumlulukları yerine getirmediği tespit edilirse belge iptali veya belgenin askıya alınması kararı verilebilmektedir.